15 Trucs et astuces pour utiliser Google Docs efficacement

Google Docs est un traitement de texte populaire parmi les écrivains. Il fait partie de la suite Google Docs Editor, qui comprend des services tels que Google Sheets, Google Slides, etc. et son utilisation est entièrement gratuite.

Si vous êtes écrivain ou si votre travail vous oblige à créer ou à modifier de nombreux documents, alors Google Docs est probablement le meilleur service pour vous. Ce qui fait que Docs se distingue des autres traitements de texte, c’est son vaste ensemble de fonctionnalités, qui comprend des fonctions telles que la collaboration, la vérification de l’orthographe et de la grammaire, un dictionnaire intégré et un outil de recherche intégré, pour n’en citer que quelques-unes.

Conseils et astuces pour Google Docs

Si vous utilisez Google Docs depuis un certain temps ou si vous débutez, voici une liste des meilleures fonctionnalités de Google Docs que vous devez connaître et commencer à utiliser pour tirer le meilleur parti du service.

1. Modèles pour une création plus rapide de documents

Google propose dans Docs une sélection décente de modèles pour différents types de documents. Ainsi, lorsque vous ne trouvez pas d’idées de mise en forme pour votre document, vous pouvez choisir l’un de ces modèles pour commencer.

Suivez ces étapes pour trouver et utiliser un modèle dans Docs:

1. Sur la page d’accueil de Google Docs, passez la souris sur l’icône plus et sélectionnez l’option Choisir un modèle.
2. Dans la Galerie de modèles, faites défiler la page pour afficher diverses catégories de documents.
   
3. Cliquez sur un modèle qui vous plaît dans cette liste pour l’ouvrir.

Dès que le modèle choisi est ouvert, vous pouvez l’éditer et le modifier selon vos besoins.

2. Table des matières pour faciliter la navigation dans le document

Une table des matières est une liste de toutes les sections/titres d’un document avec les numéros de page correspondants. Elle est placée au début d’un document et facilite la navigation dans ses nombreuses sections.

Sur Google Documents, vous pouvez ajouter une table des matières à votre document de deux manières: avec des numéros de page et avec des liens bleus. Si vous créez un document dont les numéros de page sont bien identifiés, vous pouvez créer la table des matières avec des numéros de page. Sinon, si ce n’est pas le cas et que vous souhaitez faciliter la navigation du player en lui offrant la possibilité de cliquer sur les liens des sections pour y accéder directement dans le document, vous pouvez utiliser des liens bleus.

Pour configurer l’une ou l’autre de ces options dans un document, voici ce que vous devez faire:

1. Remplissez votre document avec le contenu et toutes les sections et leurs titres.
2. Cliquez sur Insertion, survolez Table des matières, et sélectionnez un type de liste.
   

Selon l’option que vous sélectionnez, vous verrez la table des matières correspondante. À tout moment, si vous apportez des modifications à votre document, passez la souris sur la section table des matières et cliquez sur l’icône de rechargement située à sa gauche pour la mettre à jour.

3. Signets pour une référence rapide / une navigation plus facile

Tout comme l’ajout d’une table des matières à vos documents, l’ajout de signets est une autre fonctionnalité utile de Google Documents qui peut vous aider à naviguer efficacement dans le document.

Mais ce n’est pas tout. L’ajout d’un signet à un élément d’un document présente un autre avantage: il peut vous aider à définir des références dans le même document ou dans d’autres documents, de sorte qu’il est plus facile de retrouver ces éléments dans un document.

Voici comment ajouter un signet à un élément dans Google Documents:

1. Sélectionnez le texte dans le document que vous souhaitez mettre en signet.
2. Cliquez sur Insertion et sélectionnez Signet. (Un ruban bleu apparaît à côté du texte que vous avez sélectionné, indiquant qu’il a été ajouté à la liste des signets.)
3. Sélectionnez le texte que vous souhaitez lier au signet de sorte que si vous tapez dessus, vous serez redirigé vers l’élément marqué par le signet.
4. Cliquez à nouveau sur Insérer et sélectionnez Lier.
5. Tapez sur l’élément marqué par le signet dans la liste. Il apparaîtra avec une icône de signet à sa gauche.
6. Appuyez sur Appliquer pour enregistrer le signet.
   

Maintenant, ce texte sera hyperlié à votre élément marqué d’un signet. Ainsi, chaque fois que vous cliquerez dessus, vous serez redirigé vers la position de l’élément marqué dans le document.

4. Mode hors ligne pour écrire lorsque vous êtes hors ligne

Même si vous êtes plus susceptible de travailler dans Docs lorsque vous êtes en ligne, il peut arriver qu’il n’y ait pas de connexion Internet ou que vous soyez dans un endroit sans Internet. Pour ces moments-là, vous avez besoin du mode hors ligne de Docs, qui vous permet de créer, d’afficher ou de modifier des documents même sans Internet.

Le mode hors ligne fonctionne avec tous les navigateurs basés sur Chromium. Voici comment rendre un document disponible hors ligne:

1. Ouvrez le document auquel vous souhaitez accéder hors ligne.
2. Cliquez sur File et sélectionnez Make available offline.
   
3. Si ce n’est pas déjà fait, Docs vous demandera d’installer l’extension Docs Offline sur votre navigateur. Cliquez sur Installer.
4. Une fois l’extension installée, un message vous demandera d’activer l’accès hors ligne pour tous les fichiers. Tapez sur Activer pour le faire.

Désormais, vous pouvez accéder et travailler sur ce document même en l’absence de connexion active. Pour quitter le mode hors connexion, allez dans Fichier > Supprimer l’accès hors connexion.

5. Explorer pour faire des recherches tout en écrivant

Souvent, lorsque vous travaillez sur une histoire ou un projet qui exige de faire des recherches sur divers sujets sur Internet, vous devez ouvrir plusieurs onglets de navigateur et faire des allers-retours entre eux et Docs, ce qui peut devenir incontrôlable.

Pour simplifier cette tâche, Google propose une fonction intégrée d’exploration qui vous permet d’effectuer des recherches sur des sujets sur Internet, de trouver des images et même d’accéder à d’autres documents de votre Google Drive directement dans Docs.

Désormais, lorsque vous souhaitez effectuer une recherche sur un sujet ou trouver une image à joindre à votre document en ligne, cliquez sur le bouton Explore au bas du document. Ensuite, lorsque la section Explore apparaît (sur le côté droit), tapez sur le champ de recherche pour saisir votre requête et appuyez sur Enter/return pour lancer la recherche.

Une fois qu’Explore a trouvé et renvoyé des résultats pertinents, tapez sur l’onglet WEB, IMAGES, ou DRIVE pour filtrer les résultats en conséquence. Si c’est le lien d’un article que vous souhaitez consulter, cliquez dessus pour l’ouvrir dans un nouvel onglet. Dans le cas d’une image, tapez sur l’icône plus située au-dessus d’elle pour l’importer dans le document. Et enfin, pour accéder à un document contenant votre requête de recherche, tapez sur un document de la liste.

6. Saisie vocale pour saisir du texte rapidement

La saisie vocale est une fonction d’accessibilité qui vous permet d’utiliser votre voix comme méthode de saisie pour ajouter du texte à votre document Docs. Outre la saisie de texte, vous pouvez également utiliser la saisie vocale pour modifier et formater le document.

Pour utiliser cette fonctionnalité, tout ce dont vous avez besoin est un navigateur Web basé sur Chromium. Ensuite, vous pouvez suivre les instructions suivantes pour utiliser la saisie vocale:

1. Ouvrez un document.
2. Cliquez sur Outils > Saisie vocale. Vous pouvez également appuyer sur les touches Commande + Shift + S ou Ctrl + Shift + S sur Mac et Windows, respectivement, pour faire apparaître la boîte de saisie vocale.
3. Tapez sur l’icône du microphone dans cette boîte. Si vous utilisez la saisie vocale pour la première fois, vous devez autoriser Docs à accéder à votre microphone. Pour ce faire, cliquez sur Allow dans l’invite d’autorisation qui apparaît.
   
4. Maintenant, commencez à dicter du texte à votre ordinateur. Veillez à maintenir un rythme correct et une prononciation claire pendant que vous dictez le texte. Prononcez le nom des signes de ponctuation pour les ajouter à votre document.
5. Une fois que vous avez fini de saisir le texte, cliquez à nouveau sur l’icône du microphone.

Pour en savoir plus, consultez la documentation de Google sur la saisie vocale.

7. Dictionnaire personnel pour les mots ne figurant pas dans le dictionnaire

Google Docs dispose d’un outil de vérification orthographique intégré, qui permet de s’assurer que vos documents ne contiennent aucun mot mal orthographié. Bien que cette fonctionnalité fonctionne bien et que le dictionnaire qui la sous-tend mette très rarement en évidence les fautes d’orthographe, elle peut parfois marquer certains noms d’argot ou de société comme étant mal orthographiés.

Heureusement, Google Documents propose le mode dictionnaire personnel, qui vous permet d’ajouter ces mots à votre propre dictionnaire afin qu’ils ne soient pas à nouveau mis en évidence comme étant mal orthographiés.

Pour ajouter un mot à votre dictionnaire personnel, procédez comme suit:

1. Sélectionnez le mot surligné comme mal orthographié dans votre document.
2. Cliquez sur les trois points de la fenêtre contextuelle et sélectionnez Ajouter X au dictionnaire, où X est le mot que vous souhaitez ajouter au dictionnaire.

8. Substitutions pour économiser les frappes

Les substitutions, équivalentes au remplacement de texte, sont une fonctionnalité de Docs qui vous permet de saisir des caractères complexes et de définir des déclencheurs pour les mots/chaînes longs afin de les saisir efficacement dans un document. Il s’agit essentiellement d’une paire composée d’une clé de déclenchement et de son texte de remplacement, la saisie de la fonctionnalité identifiant automatiquement le déclencheur lorsque vous le tapez et le remplaçant par son texte de remplacement.

Voici comment utiliser les substitutions dans Docs:

1. Cliquez sur Tools > Preferences.
2. Tapez sur l’onglet Substitutions.
3. Cochez ici la case pour Substitution automatique.
4. Tapez sur OK.

Par défaut, Docs a déjà un tas de paires déclencheur-substitut. Vous pouvez les utiliser, ainsi que créer vos propres paires, comme ceci:

1. Dans l’onglet Substitutions, appuyez sur la case supérieure sous Remplacer et ajoutez votre mot déclencheur.
2. De même, cliquez sur la case située sous With et ajoutez le texte de remplacement à cet endroit.

Par exemple, configurez une substitution pour ‘ttyl’ qui le remplace par sa forme plus longue ‘Talk to you later’.

9. Dictionnaire pour la recherche rapide de définitions

Parfois, lorsque vous travaillez sur un document, vous n’êtes pas sûr qu’un mot que vous allez utiliser dans votre texte s’adapte bien au contexte. Bien que vous puissiez rechercher la définition de ce mot en ouvrant un nouvel onglet, ce n’est pas une approche très efficace.

Comme alternative, Google propose un dictionnaire intégré dans Docs qui permet de rechercher un mot très facilement. Suivez les étapes suivantes pour l’utiliser:

1. Sélectionnez et mettez en surbrillance le mot que vous souhaitez définir dans le document.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot et sélectionnez Définir. Ou sélectionnez le mot et appuyez sur le raccourci clavier Control + Shift + Y ou Command + Shift + Y.

Une fenêtre Dictionnaire apparaît à droite du document. Vous y trouverez la signification du mot ainsi que quelques autres détails, comme des synonymes.

10. Mode “Suggestion” pour suggérer des modifications intéressantes

La collaboration est une fonction très pratique de Google Docs qui vous permet de travailler sur un document avec d’autres personnes, de sorte que les deux parties peuvent apporter des modifications et voir les modifications apportées au document en temps réel. Bien que cela fonctionne bien, il arrive parfois que vous souhaitiez seulement suggérer une modification sans apporter de changements au document.

Le mode “Suggestion” est ici très utile. Il vous permet de suggérer vos modifications au propriétaire du document afin qu’il puisse les visualiser et apporter des modifications au document original en conséquence.

Pour utiliser le mode suggestion, lorsque le document est ouvert, tapez sur l’icône du stylo dans la barre d’outils et sélectionnez Suggestion dans le menu. Si vous n’avez pas accès à l’édition, tapez sur Demander l’accès à l’édition.

Une fois l’accès accordé, commencez à éditer le document pour suggérer vos éditions/modifications. Toutes vos modifications apparaîtront dans une nouvelle couleur dans le document. Si vous souhaitez ajouter des détails à vos suggestions, cliquez dessus et tapez un commentaire. Cliquez sur Reply pour l’enregistrer.

Dès que vous aurez fait cela, le propriétaire du fichier recevra un e-mail concernant vos suggestions, qu’il pourra ensuite ouvrir pour voir les modifications que vous avez suggérées.

11. Signature électronique pour la signature virtuelle de documents

Docs ne se limite pas à la rédaction occasionnelle, et son choix de modèles en témoigne. Ainsi, par exemple, vous pouvez utiliser Docs pour rédiger une lettre commerciale, une proposition de projet et un devis, entre autres.

En tant que tel, certains de ces cas d’utilisation peuvent nécessiter la signature électronique du document. Google Docs dispose d’un mode dessin intégré qui rend cela possible.

Pour signer électroniquement un document, ouvrez-le et allez dans Insertion > Dessin > Ajouter un nouveau. Cliquez sur la liste déroulante à côté de Line et sélectionnez Scribble. Commencez à dessiner votre signature à l’aide du pavé tactile et appuyez sur Enregistrer et fermer.

Enfin, redimensionnez la signature et déplacez-la dans la zone de signature.

12. Historique des versions pour garder la trace des modifications

L’historique des versions est une fonctionnalité très utile de Docs qui vous permet de connaître la date de création d’un document ainsi que de visualiser toutes les éditions et modifications qu’il a subies au fil du temps. Ainsi, si vous n’aimez pas une modification, vous pouvez simplement l’annuler et revenir à une version antérieure.

Suivez ces étapes pour consulter l’historique des versions:

1. Cliquez sur Fichier et sélectionnez Historique des versions > Voir l’historique des versions.
   
2. Une fenêtre Historique des versions apparaît à droite du document.
3. Tapez sur une version pour afficher tous ses détails.
   
4. Pour restaurer une version, cliquez sur le trois points et sélectionnez Restaurer cette version.

13. Traduire pour des traductions rapides

Quel que soit le type de document sur lequel vous travaillez dans Docs, le besoin de traduire du texte d’une langue à l’autre peut survenir à tout moment. Heureusement, Google propose un traducteur intégré à Google Docs qui permet de traduire très facilement un texte/document.

Voici comment utiliser la traduction dans Docs:

1. Ouvrez le document que vous souhaitez traduire.
2. Cliquez sur Outils et sélectionnez Traduire le document.
3. Ajoutez un nom pour ce document traduit et sélectionnez la langue dans laquelle vous voulez le traduire.
4. Cliquez sur Traduire pour commencer la traduction.

14. Rechercher et remplacer pour éditer plus rapidement

Pour toutes les fois où vous souhaitez remplacer plusieurs occurrences d’un mot dans votre document, la fonction rechercher et remplacer peut s’avérer très utile. Comme son nom l’indique, elle vous permet de remplacer toutes les occurrences d’un mot dans un document par son substitut.

Pour utiliser la fonction de recherche et de remplacement, sélectionnez Edition > Rechercher et remplacer. Vous pouvez également appuyer sur Control + Shift + H ou Command + Shift + H. Dans la fenêtre Rechercher et remplacer, entrez le mot que vous voulez remplacer à côté du champ Rechercher et son substitut à côté de Remplacer par.

Enfin, appuyez sur Remplacer tout pour effectuer votre action.

15. Des modules complémentaires pour étendre les fonctionnalités de Docs

Bien que Docs dispose d’une gamme assez impressionnante de fonctionnalités intégrées, il propose également des modules complémentaires qui étendent encore davantage ses fonctionnalités. L’intégration de l’espace de stockage Box et le correcteur grammatical Grammarly sont quelques-uns des nombreux modules complémentaires que vous pouvez ajouter à Docs.

Voici comment ajouter un module complémentaire à Docs:

1. Cliquez sur Extensions > Modules complémentaires.
2. Sélectionnez Obtenir des modules complémentaires dans le menu.
3. Dans Google Workspace Marketplace, trouvez le module complémentaire que vous souhaitez ajouter.
   
4. Cliquez sur le bouton Installer dans l’écran suivant pour l’ajouter à Docs.

Obtenez plus de Google Docs

Google Docs est l’un des traitements de texte les plus fonctionnels et les plus faciles à utiliser. Il vous permet de créer et de travailler avec toute une gamme de documents et vous donne la possibilité de collaborer avec d’autres personnes, tout en étant gratuit.

Nous espérons que ce guide vous permettra de vous familiariser avec de nombreuses fonctionnalités précieuses de Google Docs afin que vous puissiez commencer à les utiliser dans votre flux de travail et en tirer le meilleur parti.

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