Il y a de fortes chances que vous receviez en une seule journée plus d’e-mails que vous ne pouvez en gérer – publicités, messages professionnels, notifications de médias sociaux, reçus, etc.
Une personne moyenne reçoit plus de 100 e-mails par jour, ce qui est suffisant pour rendre n’importe qui fou – surtout si elle n’a pas de système pour garder tous ces messages organisés.
Gmail permet aux utilisateurs de créer des dossiers personnalisés afin de garder leurs comptes bien rangés et faciles à gérer.
Ce guide vous apprendra à créer des dossiers dans Gmail et à faire en sorte que votre compte soit si bien organisé que même Marie Kondo l’approuverait !
Comment créer un dossier dans Gmail en 3 clics
Gmail appelle les dossiers des “étiquettes”. Chaque fois que vous créez une nouvelle étiquette, vous créez un nouveau dossier – une nouvelle option de stockage des e-mails. Google utilise ce terme à de nombreux endroits différents, notamment dans Drive et dans Contacts. Lorsque vous créez des groupes d’e-mails ou que vous ajoutez de nouveaux contacts, les étiquettes jouent également un rôle important.
Vous trouverez ci-dessous des instructions pour créer de nouvelles étiquettes pour votre compte Gmail dans les versions de bureau et mobile.
Création de dossiers dans Gmail (bureau)
1. Faites défiler jusqu’au bas du menu latéral de Gmail et cliquez sur “Créer une nouvelle étiquette“:
2. Choisissez un nom pour votre nouveau dossier Gmail.
Vous pouvez choisir le nom de l’étiquette arbitrairement si vous le souhaitez, mais il est sage de choisir un nom que vous pouvez facilement retenir et qui est descriptif d’un grand groupe d’emails.
Pour en savoir plus sur les pratiques d’organisation recommandées pour Gmail, consultez la section ci-dessous.
Votre nouveau dossier (ou libellé) s’affiche dans le menu latéral de Gmail, juste en dessous de “Factures/Recettes”:
Vous pouvez également réorganiser les libellés dans Gmail afin que vos dossiers les plus importants soient les plus faciles d’accès. Une fois que vous avez terminé de créer et de remplir vos nouveaux dossiers, vous pouvez consulter cette section pour apprendre à les organiser.
Étiquettes imbriquées
Lorsque vous créez une nouvelle étiquette, vous avez également la possibilité de créer une “étiquette imbriquée”, c’est-à-dire un dossier dans un dossier.
Les étiquettes imbriquées sont utiles lorsque vous avez une catégorie d’e-mails qui devient elle-même trop grande pour être gérée efficacement. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour les courriels professionnels et réaliser ensuite que vous avez besoin de 3 ou 4 sous-dossiers pour rester au courant des courriels de vos collègues, de vos directeurs et de vos clients.
(Cette option est uniquement disponible sur la version de bureau de Gmail)
Créer des dossiers dans Gmail (mobile)
Créer un nouveau dossier dans l’application Gmail (à la fois Android et iOS) est également très simple.
Voici les étapes à suivre pour créer des dossiers dans Gmail depuis votre téléphone:
1. Appuyez sur l’icône Menu (trois lignes) dans le coin supérieur gauche.
2. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section du menu intitulée “Labels“. Appuyez sur “Créer un nouveau“.
4. Donnez un nom à votre nouvelle étiquette.
Notez que vous ne pourrez pas créer d’étiquettes imbriquées sur un appareil mobile ; cela ne peut se faire qu’avec la version de bureau de Gmail.
Comment déplacer des e-mails vers un nouveau dossier dans Gmail
Bon, maintenant que vous avez créé de nouveaux dossiers pour votre compte Gmail, il est temps de les remplir.
Vous pouvez le faire en quatre clics seulement en suivant ces instructions:
1. Mettez en surbrillance les e-mails que vous souhaitez déplacer en cliquant sur la case à cocher située à côté de la ligne d’objet. Ensuite, cliquez sur l’icône “Étiquettes” située dans le menu supérieur:
2. Sélectionnez le label approprié et cliquez sur “Appliquer”.
Notez que vous pouvez également créer et gérer vos labels en cliquant sur l’icône “Labels” dans le menu supérieur:
Si vous souhaitez créer une nouvelle étiquette pour un e-mail sur le champ, c’est un bon moyen de le faire.
Comment ajouter plusieurs e-mails à une étiquette
Ajouter un ou deux e-mails à votre nouveau dossier Gmail est assez facile en utilisant la méthode ci-dessus.
Mais, que faire si vous essayez d’organiser complètement votre compte Gmail et que vous souhaitez déplacer des centaines d’e-mails dans un dossier ?
Au lieu de passer l’heure suivante à cliquer sur des messages individuels et à les appliquer à vos dossiers Gmail, utilisez cette méthode:
1. Cochez la case située à côté de l’un des e-mails que vous souhaitez placer dans un dossier.
2. Après avoir fait cela, le menu supérieur apparaîtra. Cliquez sur les trois points sur le côté droit du menu, puis cliquez sur “Filtrer les messages comme ceux-ci“.
3. Remplissez les paramètres de recherche pour vous assurer que la recherche ne renvoie que des résultats pertinents. Si, comme dans cet exemple, vous ne recherchez que les résultats d’une seule adresse électronique, vous pouvez simplement cliquer sur “Rechercher“.
4. Mettez en évidence tous les e-mails dans les résultats de la recherche en cliquant sur la case à cocher en haut à gauche de votre écran.
5. Cliquez sur l’icône “Label” Icône.
6. Ensuite, sélectionnez l’étiquette appropriée (ou plus d’une étiquette si vous le souhaitez), et cliquez sur “Appliquer“.
Vous devrez peut-être répéter ce processus plusieurs fois si vous essayez de créer un dossier plus complexe avec des messages provenant de plusieurs adresses e-mail, mais c’est tout ce qu’il y a à faire.
Comment ajouter automatiquement les nouveaux e-mails aux étiquettes (dossiers) de Gmail
Tout ce travail serait plutôt inutile si vous ne pouviez pas configurer votre compte pour trier automatiquement les e-mails entrants dans les bons dossiers. Si tel était le cas, vous répéteriez ce processus à chaque fois que vous recevriez un nouvel e-mail.
Heureusement, Gmail vous permet de configurer vos e-mails pour qu’ils soient automatiquement classés dans le bon filtre.
Si vous souhaitez trier et organiser instantanément les e-mails entrants, suivez ces étapes:
1. Dans la barre de recherche, cliquez sur l’icône “Afficher les options de recherche“.
2. Cela fera apparaître une barre de filtre de recherche avec différents paramètres, exactement comme celle que vous avez utilisée pour organiser votre boîte de réception actuelle en différents dossiers:
Entrer les bons paramètres est facile dans certains cas, mais cela peut aussi être assez délicat.
Le but est d’entrer des paramètres qui captureront tous les e-mails entrants qui auraient leur place dans ce dossier.
Vous pourriez utiliser une adresse e-mail ou un ensemble de mots spécifiques comme “confirmation de commande” qui seraient inclus dans chaque e-mail pour ce dossier particulier.
Il vous suffit de vous assurer que les e-mails entrants sont triés dans le bon dossier. De plus, vous pouvez modifier ces paramètres ultérieurement si les e-mails ne sont pas filtrés comme vous le souhaitez.
Il n’est donc pas nécessaire de trop réfléchir – il suffit de saisir des paramètres qui, selon vous, permettront d’attraper tous les e-mails pertinents.
Dans cet exemple, nous allons mettre en place un filtre pour capturer toutes les confirmations d’achats en ligne.
Nous allons donc utiliser le paramètre “A les mots” et utiliser les expressions “confirmation de commande” et “numéro de confirmation”, séparées par des virgules:
Cela devrait permettre de capturer tous les achats en ligne effectués avec ce compte Gmail – parfait pour les budgets de fin de mois et la période des impôts.
3. Appuyez sur “Créer un filtre“. L’écran suivant apparaît:
Votre travail est presque terminé. Maintenant, tout ce que vous avez à faire est de trouver l’option “Appliquer à l’étiquette“, choisir l’étiquette désirée, et cliquer sur “Créer un filtre“.
A partir de maintenant, chaque message entrant qui s’applique aux paramètres que vous avez saisis sera automatiquement placé dans le dossier que vous avez choisi.
La seule difficulté est d’obtenir les bons paramètres de recherche. La meilleure chose à faire est de les rendre soit extrêmement larges, soit extrêmement étroits – en fonction du sujet du dossier – afin de s’assurer que Gmail ne fait pas de mauvais tri.
Comment supprimer un dossier Gmail (sans perdre vos e-mails)
La suppression d’un dossier dans Gmail est assez simple – par défaut, il ne supprimera aucun de vos messages, il n’y a donc aucun risque de les perdre.
Pour supprimer un dossier Gmail, accédez au menu latéral, faites défiler la liste vers le bas et cliquez sur “Manage Labels“.
Une liste de tous vos labels – à la fois les labels qui existent par défaut et les labels que vous avez créés – s’affiche:
Trouvez le label dont vous voulez vous débarrasser et cliquez sur “remove“:
Enfin, Gmail vous demandera de confirmer votre décision:
Remarque: cette procédure est la même sur Gmail pour ordinateur de bureau et sur l’application mobile Gmail – inutile d’apprendre deux façons différentes de faire la même chose, du moins dans ce cas.
4 Suggestions de dossiers pour garder votre compte Gmail organisé
L’organisation des e-mails est naturelle pour certains ; pour d’autres, c’est aussi difficile que de garder la cuisine en ordre. Si vous êtes dans ce deuxième cas, ces suggestions de dossiers Gmail pourraient vous être utiles:
1. Reçus et confirmations de commande
Si vous faites la plupart de vos achats en ligne, vous n’êtes pas seul, le commerce électronique se développe plus rapidement que presque tous les autres secteurs.
La quantité d’achats en ligne que vous faites signifie également que vous recevez des confirmations de commande, des mises à jour d’expédition et des reçus dans votre boîte de réception. Créer un filtre spécial pour eux est un excellent moyen de garder votre boîte de réception principale exempte d’e-mails que vous n’avez pas besoin d’ouvrir immédiatement.
2. Emails professionnels
Vous avez déjà raté un client, une réunion ou même une promotion parce qu’un email important s’est perdu dans un flot de messages dans votre boîte de réception principale ?
La création d’un label Gmail distinct (ou de plusieurs labels imbriqués les uns dans les autres) est un excellent moyen de s’assurer que ces messages professionnels si importants ne restent jamais non lus.
3. Emails relatifs aux horaires, aux voyages et aux événements
Si vous allez souvent au cinéma ou à des concerts ou si vous prenez souvent l’avion pour le travail, séparer vos emails relatifs aux horaires et aux dates dans leur propre dossier est une excellente idée.
Au moment de votre événement, vous n’aurez pas à fouiller dans votre compte Gmail pour trouver le bon message.
4. Lettres d’information
Qu’il s’agisse de votre blog, podcast, source d’information ou journal d’entreprise préféré, vos lettres d’information ne sont généralement pas urgentes. Pourquoi ne pas les placer dans un dossier séparé pour pouvoir les consulter… quand vous les consulterez ?
FAQ: Dossiers Gmail
Les dossiers par défaut de Gmail, tels que “Spam”, “Corbeille” et “Social” ne peuvent pas être supprimés. Vous pouvez les vider de leurs messages, mais vous ne pouvez pas vous débarrasser du dossier lui-même.
Vous ne pouvez pas supprimer un dossier et son contenu en même temps. Si vous souhaitez vous débarrasser complètement d’un dossier Gmail, y compris des messages qu’il contient, vous devez supprimer les messages, puis accéder à vos paramètres d’étiquette et supprimer le dossier.
Dans Gmail, les “étiquettes” et les “dossiers” sont exactement la même chose. Créer un libellé pour votre e-mail signifie que vous créez un dossier – vous pouvez utiliser ces termes de manière interchangeable dans le contexte de Gmail.
Les libellés imbriqués sont, à défaut d’un terme plus technique, des “libellés dans les libellés”. Ils vous permettent d’organiser davantage votre compte Gmail en créant des sous-dossiers.
Récapitulatif: L’importance de l’organisation de Gmail
Le compte de messagerie d’une personne moyenne est un véritable fouillis – des milliers de messages différents, dont beaucoup sont sans importance, tous dans un seul dossier.
Gmail essaie d’aider les utilisateurs en séparant automatiquement certains messages dans différents dossiers, comme “Social” et “Promotions”. Mais les utilisateurs de Gmail peuvent s’aider beaucoup plus en créant des dossiers personnalisés (étiquettes) pour leurs messages.
Donc, si vous avez trop d’e-mails à gérer, commencez à vous organiser dès aujourd’hui et découvrez une boîte de réception plus fluide et plus simple.
Une bonne organisation de Gmail est tout aussi importante que de savoir quand mettre en copie, comment ajouter une signature et comment réparer Gmail lorsque vous ne recevez pas de messages. D’ailleurs, nous pouvons vous apprendre ces choses-là aussi.