Si vos données Google Sheets se trouvent dans une autre feuille, il est facile d’y accéder. Voici comment interroger une autre feuille dans Google Sheets.
Google Sheets vous permet de créer plusieurs feuilles dans le même document pour organiser vos données.
Mais que faire si les données dont vous avez besoin pour votre feuille actuelle sont stockées dans une autre feuille ? Avec Google Sheets, vous pouvez accéder rapidement aux données d’une autre feuille, voire d’un document Google Sheets entièrement différent.
Découvrez ci-dessous comment interroger une autre feuille dans Google Sheets.
Comment extraire des données de cellule d’une autre feuille dans Google Sheets
La fonction RECHERCHE est un outil puissant qui permet d’extraire plusieurs éléments de données d’une autre feuille ou d’un autre document. Cependant, si vous souhaitez uniquement référencer quelques cellules, elle peut s’avérer un peu trop compliquée.
Voici une méthode simple et rapide pour extraire des données de cellules d’une autre feuille dans Google Sheets:
- Cliquez dans la cellule où vous souhaitez que les données apparaissent.
- Tapez =( dans la cellule. N’appuyez pas sur Enter à ce stade.
- Naviguez jusqu’à la feuille dont vous voulez extraire les données en cliquant sur le nom de la feuille.
- Cliquez dans la cellule contenant les données que vous voulez extraire.
- Tapez ) et appuyez sur Enter pour terminer votre formule.
- Vos données sont maintenant extraites.
- Vous pouvez utiliser la fonction de remplissage de Google Sheets pour extraire davantage de données.
Comment extraire des données de cellule d’un autre document dans Google Sheets
Si les données que vous souhaitez extraire dans votre feuille se trouvent dans un autre document Google Sheets, il est possible d’y faire référence directement.
Voici comment procéder:
- Ouvrez la Google Sheet contenant vos données.
- Notez le nom de la feuille et la référence de la cellule que vous souhaitez transférer.
- Copiez tout ce qui se trouve dans l’URL de ce document, jusqu’à la barre oblique finale.
- Revenez au document dans lequel vous voulez transférer les données et cliquez dans la cellule où vous voulez que les données apparaissent.
- Tapez =importrange(“ puis collez l’URL que vous avez copié à l’étape 3.
- Tapez un dernier guillemet, suivi d’une virgule.
- Entre guillemets, tapez le nom de la feuille que vous avez noté à l’étape 2, un point d’exclamation et la référence de la cellule que vous avez notée à l’étape 2.
- Ajoutez une dernière parenthèse fermée et appuyez sur Enter.
- Il se peut que l’on vous demande maintenant la permission de connecter vos feuilles de calcul. Cliquez sur Autoriser l’accès pour confirmer.
- Vos données apparaissent maintenant dans votre feuille.
Contrairement à la première méthode, vous ne pouvez pas glisser vers le bas pour remplir d’autres cellules, puisque la formule fait référence à une cellule spécifique de votre autre document. Vous pouvez toutefois indiquer une plage de cellules dans votre formule.
Pour remplir toutes les cellules de C4 à C8 en une seule fois, par exemple, vous pouvez utiliser la référence suivante à la fin de votre formule:
"Ma feuille de référence!C4:C8"
Comment interroger une autre feuille dans Google Sheets
Si vous souhaitez extraire un grand nombre de données d’une autre feuille, ou si vous voulez mieux contrôler ce qui est extrait, vous pouvez utiliser la puissante fonction QUERY. Cette fonction est plus compliquée à utiliser mais elle est hautement configurable.
Pour interroger une autre feuille dans Google Documents:
- Cliquez dans la cellule où vous voulez que le premier élément de données apparaisse.
- Tapez =query( mais n’appuyez pas sur Enter
- Naviguez vers la feuille contenant vos données en cliquant sur l’onglet feuille.
- Mettez en surbrillance toutes les données avec lesquelles vous voulez travailler.
- Tapez une virgule, puis entre guillemets, tapez sélectionnez suivi des lettres des colonnes dont vous voulez extraire les données. Par exemple, si vous voulez extraire des données des colonnes B et D, vous devez taper , “select B, D”. Si vous voulez interroger toutes les données, vous taperez “select*”
- Enfin, tapez une autre virgule, puis le nombre d’en-têtes que comportent vos données, suivi d’une dernière parenthèse fermée. S’il n’y a qu’un seul en-tête de colonne, par exemple, vous devez taper ,1)
- Appuyez sur Enter et les données seront extraites.
- Si vous devez modifier votre formule, cliquez dans la cellule supérieure gauche de vos données, là où vous avez saisi la formule pour la première fois.
Comment interroger un autre document dans Google Sheets
Si les données que vous souhaitez interroger se trouvent dans un autre document, vous devrez utiliser une formule légèrement différente.
Voici comment procéder:
- Ouvrez le document Google Sheets contenant les données que vous souhaitez interroger.
- Notez le nom de la feuille et la plage de cellules que vous souhaitez interroger.
- Copiez l’URL de ce document jusqu’à la dernière barre oblique.
- Revenez au document dans lequel vous souhaitez que les données apparaissent. Cliquez dans la cellule où vous voulez que les données interrogées apparaissent.
- Tapez =query(importrange(” puis collez l’URL que vous avez copié à l’étape 3.
- Tapez ), puis entre guillemets tapez le nom de la feuille que vous avez noté à l’étape 2, un point d’exclamation, puis la plage de cellules que vous avez noté à l’étape 2.
- Tapez une virgule, puis entre guillemets, tapez sélectionnez suivi des numéros des colonnes dont vous voulez extraire les données. Par exemple, si vous voulez extraire des données de la première et de la troisième colonne, vous devez taper, “select Col1, Col3”
- Enfin, tapez une autre virgule, puis le nombre de rubriques au-dessus de vos données, suivi d’une dernière parenthèse fermée. Par exemple, s’il y a un seul en-tête de colonne, vous devez taper ,1)
- Appuyez sur Enter.
- Il se peut que l’on vous demande maintenant l’autorisation de connecter vos feuilles de calcul. Cliquez sur Allow Access pour confirmer.
- Vos données interrogées devraient maintenant apparaître.
Fonctions de recherche utiles dans Google Sheets
Dans les exemples ci-dessus, la fonction SELECT a été utilisée pour sélectionner les colonnes que nous voulions interroger. Toutefois, vous pouvez utiliser cette fonction pour effectuer des sélections beaucoup plus spécifiques.
Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire:
- Sélectionner toutes les données
=QUERY('My Current Sheet'!B3:D13, "SELECT *", 1) - Sélectionner les colonnes dans un ordre différent
=QUERY('My Current Sheet' !B3:D13, "SELECT B, D, C", 1) - Sélectionner uniquement les données supérieures à une valeur spécifique
=QUERY('My Current Sheet'!B3:D13, "SELECT B, C WHERE C > 20", 1) - Ordonner les données sélectionnées
=QUERY('My Current Sheet' !B3:D13, "SELECT B, C ORDER BY B DESC", 1) - Sélectionnez uniquement les 5 premières valeurs dans l’ordre croissant
=QUERY('My Current Sheet'!B3:D13, "SELECT B, C ORDER BY D ASC LIMIT 5", 1) - Sautez les 10 premières lignes
=QUERY('My Current Sheet' !B3:D13, "SELECT B, C, D OFFSET 10", 1)
En savoir plus sur les fonctions de Google Sheets
Google Sheets dispose de centaines de fonctions puissantes, dont QUERY n’est qu’un exemple. Maintenant que vous savez comment interroger une autre feuille dans Google Sheets, vous souhaiterez peut-être découvrir d’autres fonctions.
Les instructions IF de Google Sheets vous permettent de rendre vos calculs plus intelligents. Vous pouvez utiliser la fonction SUMIF dans Google Sheets pour trouver la somme totale des cellules qui répondent à des critères spécifiques, ou la fonction COUNTIF pour compter le nombre de cellules qui répondent à vos critères.
Vous pouvez également utiliser la fonction VLOOKUP dans Google Sheets pour rechercher la colonne la plus à gauche de vos données et retourner n’importe quelle valeur de la même ligne.